Personuppgiftspolicy i Församlingen Klippan

Församlingen Klippan samlar in personlig information om dig som medlem eller deltagare på läger och använder uppgifterna för att kunna kommunicera med dig. Vi värnar om din personliga integritet och målsättningen är att du ska kunna lita på att dina personuppgifter hanteras korrekt och i enlighet med dataskyddsförordningen GDPR.

När vi registrerar dina personuppgifter eller på andra sätt behandlar dina uppgifter har du rätt till information om hur vi gör, vilket du kan läsa i den här policyn. Genom att bli medlem i Klippan godkänner du denna personuppgiftspolicy.

Klippans styrelse är personuppgiftsansvarig och du kan när som helst kontakta oss om du vill veta mer om hur dina uppgifter hanteras eller har några frågor.

Vilka uppgifter samlar vi in och varför?
Vi samlar in personuppgifter om namn och bostadsort för att kunna registrera hur många medlemmar vi har i församlingen. Dessa medlemsuppgifter samlar vi i vår föreningsmatrikel, där även tidigare medlemmar finns med samt uppgift om vilket år de utträtt. Vi har även matrikel och söndagsskoleregister i pappersform över de som formellt deltagit i församlingens verksamhet sedan bildandet år 1941. I samband med läger eller verksamhet för barn och ungdom finns ibland även behov av att samla in uppgifter om  personnummer, telefonnummer, adress och/eller mejladress. Dessa uppgifter används ibland för att kunna få aktivitetsstöd från Kommunen eller studieförbunden. När det gäller läger registrerar vi ibland vad som definieras som känsliga personuppgifter som specialkost och allergier. Detta ger den deltagande sitt samtycke till i samband med att aktiva kryssa i en ruta vid anmälan. Efter lägret raderas uppgifterna omgående.

Personuppgifterna lämnas till oss muntligt vid ansökan om medlemskap eller via anmälningslappar till läger eller aktivitetsdagar där vi behöver uppgifterna för att kunna hantera ditt deltagande.

Personuppgiftsbehandlingen i samband med ditt medlemskap är laglig då den krävs för att fullgöra medlemsavtalet och för att Klippan har ett berättigat intresse för ändamålen som du kan läsa nedan.

Ändamålen för att behandla dina personuppgifter är att kunna sköta administrationen av våra medlemmar och kunna skicka ut information om vår verksamhet.

Lagliga grunder för behandling av dina personuppgifter

  • Vår behandling av dina personuppgifter är nödvändig för att fullfölja vårt avtal med dig som medlem och för att följa våra rättsliga skyldigheter.
  • Vi behandlar också dina uppgifter om vi har ett berättigat intresse, exempelvis ett intresse av att kommunicera med dig och ge information om vår verksamhet.
  • Vi behandlar känslig information om specialkost och allergier endast i samband med läger, de raderas därefter omgående efter lägret slut.
  • Vi lämnar inte ut dina personuppgifter till någon utanför Klippan utan ditt samtycke.

Var sparas personuppgifterna?
Klippan kommer att behandla och registrera dina uppgifter i vårt medlemssystem. Vi sparar också uppgifter kring lägeranmälningar (namn, telefonnummer till målsman och eventuella allergier) i en Excel-fil, men känsliga uppgifter raderas direkt efter lägrets avslut.

Behöver barn vårdnadshavares tillstånd för att registreras?
I GDPR finns särskild krav på att skydda personuppgifter för barn under 13 år i barnets användning av informationssamhällets tjänster. Skyddet är utformat så att personuppgifter inte får sparas utan vårdnadshavarens tillstånd. Klippan bedömer att anmälan till ett läger inte kan betraktas som en av informationssamhällets tjänster och ingen anmälan godtas utan vårdnadshavares medgivande.

Hur länge sparas uppgifterna?
Personuppgifter som finns i vår matrikel (namn och bostadsort) sparas tills vidare.

Klippan är ansvarig för att dina personuppgifter hanteras på ett säkert sätt och enligt vad som står i vår integritetspolicy. Varje medlem eller lägerdeltagare har rätt att kontakta Klippan för att få ett registerutdrag över vilka personuppgifter vi hanterar. De har rätt att begära att vi rättar, blockerar eller raderar personuppgifterna. Klippan är skyldigt att rätta uppgifter som är felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

Personuppgiftsansvarig är Klippan och du får gärna höra av dig till oss om du vill veta mer.

Om du anser att dina personuppgifter har behandlats felaktigt har du möjlighet att lämna in klagomål till Datainspektionen, men vi hoppas att du i första hand vänder dig till oss för frågor och önskemål gällande vår behandling av dina uppgifter.